Правовой аудит закупок: на что необходимо обратить внимание, чтобы не бояться проверок контролирующих органов

Проверки организации проведения закупок на предприятии со стороны контролирующих органов могут привести к печальным последствиям в виде привлечения должных лиц предприятия к ответственности. Не зря говорят, что болезнь всегда проще предотвратить, чем лечить. Данный тезис безусловно применим к сфере закупок. Поэтому представляется целесообразным периодически проводить аудит документации в отношении осуществленных процедур закупок, как минимум, с целью проверки наличия в материалах закупок всех необходимых документов. Практика показывает, что при проведении правового аудита закупочной документации в 95% случаев обнаруживаются нарушения. Большинство из таких нарушений являются незначительными и могут быть безболезненно устранены про результатам проведенного аудита.

На что необходимо обращать внимание при проведении аудита закупок?

При проверки государственных закупок обращаем внимание на:

- определение лица или лиц, ответственных за организацию и проведение закупок;

- создание комиссии (приказ, распоряжение – разработка регламента);

- наличие годового плана;

- принятие решения о проведении закупки (приказ, распоряжение, докладная записка с визой);

- описание предмета закупки – его соответствие коду ОКРБ;

- приглашение к участию в конкурсе;

- документы, представляемые участникам для подготовки и подачи предложений;

- проект договора на закупку;

- протоколы открытия предложений, рассмотрения предложений, подведения итогов;

- наличие справки по каждой процедуре закупки;

- размещение сведений о заключенном договоре;

- наличие сведений об исполнении условий договора (акты, ТТН и т.д.).

Напомним, что согласно части 4 статьи 11.16 Кодекса Республики Беларусь об административных правонарушениях не предусмотренное законодательством ограничение должностным лицом или индивидуальным предпринимателем, членом комиссии, созданной для проведения процедуры государственной закупки, доступа поставщиков (подрядчиков, исполнителей) к участию в процедуре государственной закупки, в том числе посредством несоблюдения правил размещения информации о государственных закупках, иное нарушение порядка проведения государственной закупки на территории Республики Беларусь либо изменение должностным лицом заказчика (организатора) или индивидуальным предпринимателем условий договора, заключаемого по итогам процедуры закупки, если иное не предусмотрено актами законодательства, а равно уклонение ими от заключения договора по результатам процедуры закупки влекут предупреждение или наложение штрафа в размере до пятидесяти базовых величин.

Отдельно необходимо обратить внимание на то, что с 1 июля 2019 года вступает в силу постановление Министерства антимонопольного регулирования и торговли от 12.04.2019 №34, которым утверждена Инструкция о порядке проведения камеральной проверки.

В соответствии с пунктом 6 указанной Инструкции 6. В ходе камеральной проверки изучению подлежат следующие вопросы:

наличие предмета государственной закупки в годовом плане государственных закупок, размещенном на электронной торговой площадке;

обоснованность выбора заказчиком (организатором) вида процедуры государственной закупки;

соответствие конкурсных документов, аукционных документов, документов, предоставляемых юридическому или физическому лицу, в том числе индивидуальному предпринимателю, для подготовки предложения в целях участия в процедуре запроса ценовых предложений (далее - документы, предоставляемые для подготовки предложения), протоколов открытия, рассмотрения предложений и допуска участников к оценке и сравнению предложений, протоколов оценки и сравнения предложений, выбора участника-победителя или признания открытого конкурса несостоявшимся, протоколов открытия, рассмотрения предложений и допуска к торгам, протоколов выбора участника-победителя или признания электронного аукциона несостоявшимся, протоколов оценки и сравнения предложений, выбора участника-победителя или признания процедуры запроса ценовых предложений несостоявшейся, решений заказчиков (организаторов) об отмене процедуры государственной закупки требованиям законодательства о государственных закупках;

размещение заказчиком (организатором) на электронной торговой площадке ответов на запросы о разъяснении документов, предоставляемых для подготовки предложения.

Таким образом, при проведении аудита также необходимо обращать внимание на те вопросы, которые будут исследовать контролирующие органы при проведении камеральной проверки.

При осуществлении закупок за счет собственных средств следует строго придерживаться Порядка закупок за счет собственных средств и внимательнее относится к формированию дел с материалами закупок, обращая внимание на необходимость наличия в указанных делах всех составляемых в ходе проведения закупки документов.

Любое отступление от установленных в Порядке требований может быть расценено в качестве нарушения.

Необходимо помнить, что чем детальнее Вы пропишете Ваш Порядок закупок, тем сложнее Вам будет его соблюдать. Следовательно, при проведении аудита закупок за счет собственных средств необходимо в первую очередь обращать внимание на соответствие закупочной документации требованиям, установленным в Порядке закупок.

Последствия нарушения Порядка закупок за счет собственных средств могут быть следующими.

1) В соответствии с положениями статьи 11.77 Кодекса Республики Беларусь об административных правонарушениях нарушение установленных законодательством требований к порядку осуществления закупок товаров (работ, услуг) за счет собственных средств юридических лиц, имущество которых находится в государственной собственности, хозяйственных обществ, акции (доли в уставных фондах) которых находятся в государственной собственности, - влечет предупреждение или наложение штрафа в размере до пятидесяти базовых величин.

2) При нарушении Порядка закупок существует риск признания процедуры закупки недействительной.

Пункт 1 статьи 419 Гражданского кодекса Республики Беларусь торги, проведенные с нарушением правил, установленных законодательством, могут быть признаны судом недействительными по иску заинтересованного лица.

В качестве заинтересованного лица может выступать участник процедуры закупки, который не был выбран в качестве победителя.

Отметим, что судебная практика экономических судом по делам о признании торгов недействительными придерживается следующих тезисов:

1. Предметом рассмотрения дела о признании недействительными торгов могут выступать только обстоятельства, касающиеся соблюдения правил проведения торгов, но не вопросы, связанные с существом решения, принятого конкурсной комиссией, а также мотивами, которыми руководствовалась комиссия при определении победителя конкурса.

2. Не представление участником закупки документа, представление которого является обязательным согласно конкурсной документации, может повлечь за собой признание процедуры недействительной, в случае объявления такого участника победителем торгов.

3. Признание торгов недействительными влечет за собой недействительность договора, заключенного с лицом, выигравшим торги.

В заключение для наглядности приведем несколько примеров нарушений, которые допускают субъекты хозяйствования при проведении закупок:

- поставщик, который является победителем процедуры данной закупки, исходя из материалов дела, не предоставил все документы, указанные в задании на закупку;

- закупка товара проводилась с применением процедуры запроса ценовых предложений. Согласно документации победителем признается поставщик (подрядчик, исполнитель), предложивший лучшие условия по цене, либо, в случае необходимости, исходя из установленных критериев оценки ценовых предложений. Иных критериев, помимо цены, установлено не было. Вместе с тем ценовое предложение поставщика №2 было наименьшим, однако победителем был выбран поставщик №1;

- имущество предприятия находится в собственности г. Минска, вместе с тем при проведении закупок за счет собственных средств предприятием игнорируются положения Инструкции о порядке осуществления закупок товаров (работ, услуг) за счет собственных средств, утвержденной решением Минского городского Совета депутатов от 29.06.2016 года №213;

- в материалах закупки отсутствуют проект договора либо его условия в тексте конкурсной документации

- в материалах закупки отсутствуют сведения о проведении маркетинговые исследований конъюнктуры рынка.

В завершении еще раз отметим, что подавляющее большинство нарушений можно устранить, поэтому призываем всех наладить на предприятии процесс периодического проведения аудита закупок в целях своевременно устранения возможных нарушений.

 

Корочкин Алексей,

адвокат, старший партнер Юридической группы «Бюро 24»,

кандидат юридических наук, доцент